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Absenderdomains und DKIM-Konfigurationen

Im Folgenden erfahren Sie, was für den Versand notwendige Absenderdomains sind und wie diese in Ideenfabrik Mailingwork verwendet werden, was es mit DKIM auf sich hat und wie Absenderdomains mit gültigem DKIM-Eintrag für den Versand angelegt und genutzt werden.

Absenderdomains

Absenderdomains, auch Versanddomains genannt, sind Teil der Absenderadresse. Konkret handelt es sich um den Teil nach dem ‚@‘. Lautet eine Absenderadresse beispielsweise ‚info@meine.domain.de‘, handelt es sich bei ‚meine.domain.de‘ also um die Absenderdomain. Möchten Sie E-Mails mit Ideenfabrik Mailingwork versenden, müssen Sie mindestens eine Absenderdomain einrichten. 

Was sind DKIM und SPF?

  • DKIM („DomainKeys Identified Mail“) beschreibt ein Verfahren, bei welchem die Authentizität der Domain der E-Mail-Absenderadresse geprüft wird, um sicherzustellen, dass der Inhalt dieser E-Mail nicht verändert wurde. So wird sichergestellt, dass eine E-Mail nicht durch eine dritte Partei verfälscht wurde und der Absender legitim ist. Zu diesem Zweck wird der Header der E-Mail mit einer fälschungssicheren Signatur versehen, welche vom empfangenden Server überprüft wird. Durch diese Authentifizierung wird verhindert, dass Absenderadressen für den Versand von Phishing- oder Spammails gefälscht und Empfänger getäuscht werden.
  • SPF („Sender Policy Framework“) stellt fest, dass die Versender-IP dazu berechtigt ist, die E-Mail zu versenden. Mit dem SPF-Record werden dafür alle Server konfiguriert, die zum Versand berechtigt sind, und der Versand über nicht-legitimierte Mail-Server wird unterbunden.

So viel zur Theorie, aber…

… Ist DKIM notwendig?

Um die bestmögliche Sicherheit für Ihre Mailings zu erreichen, ist der Versand über CSA (Certified Senders Alliance)-zertifizierte Server essenziell. Für uns als Besitzer eines CSA-Zertifikats ist DKIM Pflicht, sodass alle Mailings einen gütigen DKIM-Eintrag besitzen müssen. Abgesehen davon hat DKIM zahlreiche Vorteile, die für sich sprechen, unter anderem:

  • Ihre Empfänger wissen, dass sie eine unverfälschte E-Mail erhalten haben. Damit authentifizieren Sie sich als seriöser Versender und genießen eine höhere Reputation als Versender.
  • Ihre E-Mails landen nicht in der SPAM-Überprüfung von E-Mail-Diensten und werden nicht fälschlicherweise als Risiko eingestuft. So bleiben Öffnungsraten weiterhin stabil.
  • Einige E-Mail-Dienste (u. a. GMX und Gmail) fordern bereits eine DKIM-Signatur, weitere Dienste werden voraussichtlich folgen.

Aus diesen Gründen ist es notwendig, dass all Ihre Absenderdomains einen gültigen DKIM-Eintrag besitzen. Wie das funktioniert, wird im Folgenden Schritt für Schritt beschrieben.

Absenderdomains verwalten im Menü 'DKIM und Absenderdomains‘

Im Menü ‚DKIM und Absenderdomains‘ unter ‚Administration‘ finden Sie die Übersicht Ihrer Absenderdomains. Es ist an keine Rechte oder Voraussetzungen gebunden. Die folgenden Informationen und Aktionen sind in der Übersicht zu finden:

  • Spalte ‚Standard‘: Die als Standard ausgewählte Absenderdomain ist mit einem Icon gekennzeichnet.
  • Spalte ‚DNS-Prüfung‘: Hier wird ersichtlich, ob eine Absenderdomain korrekt eingerichtet wurde. Ist diese gültig (✓), kann die Domain für den Versand genutzt werden. „✘“zeigt, dass sie nicht richtig konfiguriert wurde und noch ein Problem vorliegt.
  • Aktion ‘DNS-Eintrag‘: Hier sind die DNS-Einträge (DKIM, SPF sowie MX) zu finden, welche beim Website-Provider hinterlegt werden.
  • Aktion 'Bearbeiten': Angelegte Absenderdomains können nachträglich angepasst werden.
  • Aktion 'Löschen': Absenderdomains können gelöscht werden. Es findet vor Löschen keine Prüfung statt, ob die Domain in Verwendung ist. Bitte prüfen Sie vor Löschen deswegen selbst, ob die Domain wirklich gelöscht werden soll.

Neue Absenderdomain anlegen

Eine Absenderdomain legen Sie mit Klick auf ‚Neue Absenderdomain‘ an. Benötigte Eingaben sind:

  • URL der Absenderdomain: Tragen Sie die URL der Absenderdomain ein. Einmal angelegt kann die URL der Absenderdomain nicht mehr geändert werden.
  • Standard-Einstellung: Eine Standard-Absenderdomain wird nach erfolgreicher Konfiguration als Default in den E-Mail-Grundeinstellungen Ihrer E-Mails angezeigt. 

Des Weiteren gibt es zwei Einstellungen für die DKIM-Konfiguration:

  • Selektor: Ein DKIM-Selektor ist ein eindeutiger Bezeichner, um eine DKIM-Signatur zu identifizieren. So können Organisationen mehrere DKIM-Signaturen zu verschiedenen Zwecken in einer E-Mail-Domain verwenden. Bei Selektoren sind keine Sonderzeichen (mit Ausnahme vom Unterstrich "_") sowie Umlaute erlaubt. Nach Anlegen der Absenderdomain kann der Selektor nicht mehr geändert werden.
  • Key-Länge: Die Schlüssellänge des DKIM kann 1024 Bit oder 2048 Bit betragen. Wir empfehlen 2048 Bit, da dieser Wert mehr Sicherheit bietet. Für Domainanbieter, die nur kürzere DKIM-Schlüssel erlauben, sind dagegen 1024 Bit geeignet. Nach Anlegen der Absenderdomain kann die Key-Länge nicht mehr geändert werden.

Nach Speichern finden Sie die neue Absenderdomain mitsamt des automatisch generierten DNS-Eintrags in der Übersicht.

Absenderdomain bearbeiten

Nach Anlegen der Absenderdomain kann diese jederzeit bearbeitet werden. Allerdings können nicht alle Felder nachträglich angepasst werden: Die Domain selbst sowie die DKIM-Einstellungen (Selektor und Keylänge) sind nicht mehr änderbar. 

Folgende Felder können angepasst werden:

  • Standard-Einstellung: Ändern Sie die Standard-Absenderdomain Ihres Accounts. Wählen Sie eine neue Domain als Standard, wird die bisherige Standarddomain von dieser als Standard ersetzt. 
  • Mailfilter: Hier wird festgelegt, an welche Adresse die Antwort des Newsletter-Empfängers zugestellt werden soll. Sie können den Mailfilter nur bei Domains mit gültigem DKIM-Eintrag hintelregen. Es gibt drei Optionen: (1) Originale Absenderadresse: Antworten gehen an die von Ihnen in den Grundeinstellungen eines Mailings gewählte Absenderadresse, (2) Adresse der übergeordneten Domain: Antworten gehen an ein Domain-Level weiter oben. Haben Sie zum Beispiel über absender@news.domain.de versendet, gehen die Antworten an absender@domain.de und (3) Individuelle Adresse: Antworten gehen an eine von Ihnen ausgewählte Adresse. Dafür öffnet sich mit Klick auf den Radiobutton ein Eingabefeld, in welchem Sie die Adresse hinterlegen können.

DKIM-Eintrag hinterlegen

Mit Klick auf das Zahnrad-Icon öffnen sich der DNS-Eintrag. Dieser beinhaltet den DKIM-Eintrag, den SPF1.0-Eintrag sowie den MX-Eintrag. Diese Einträge werden benötigt, um die Domain zu authentifizieren. Sie hinterlegen diese bei Ihrem Webseite-Anbieter. Da dieses Vorgehen bei allen Anbietern anders aussieht, gibt es keine allgemeingültige Anleitung. Wenden Sie sich bei Fragen am besten an Ihren Webseiten-Administrator oder den Provider selbst.

Die notwendigen Schritte sind allerdings meistens ähnlich:

  • Loggen Sie sich bei Ihrem Webseite-Anbieter bzw. Ihrer Domain-Hosting-Plattform ein und öffnen Sie den Administrationsbereich. Bei vielen Anbietern finden Sie ein Menü zur ‚Domainverwaltung‘ oder etwas Vergleichbares.
  • Suchen Sie nach den DNS-Einstellungen.
  • Folgen Sie den Anweisungen, die Sie dort finden, und hinterlegen den DKIM-Eintrag an der richtigen Stelle.

Ob die Einträge korrekt hinterlegt wurden, sehen Sie an der Spalte ‚DNS-Prüfung‘. '✓' bedeutet, dass der Eintrag der Domain gültig ist und diese zum Versand genutzt werden kann. '✘' symbolisiert dagegen, dass die Konfiguration noch nicht erfolgreich abgeschlossen wurde.  

Absenderdomain für den Versand nutzen

Ist der DNS-Eintrag einer Absenderdomain gültig, kann diese für den Versand genutzt werden. Tragen Sie die Domain dazu in den Grundeinstellungen Ihres Mailings im Feld 'Absenderadresse' ein.

Ab Februar 2023 wird in den Grundeinstellungen eine neue Oberfläche zu finden sein, in welcher Sie komfortabel aus Ihren angelegten, gültigen Absenderdomains eine Domain für den Versand auswählen können. Bis zur Veröffentlichung muss die Absenderdomain noch wie gewohnt per Hand eingetragen werden. Der Versand mit DKIM-Signatur funktioniert aber jetzt schon. Beim Versand wird bereits jetzt schon geprüft, ob es zur eingetragenen Absenderadresse eine passende DKIM-Konfiguration gibt, welche dann zum Signieren der E-Mail verwendet wird.

Absenderdomains in Mandantensystemen

Für den Fall, dass Sie ein Mandantensystem besitzen, in welchem mehrere Unteraccounts die gleiche Absenderdomain verwenden sollen, gelingt das, indem die Domain im Admin-Account angelegt wird. Danach kann sie in allen Unteraccounts hinzugefügt werden, indem Sie sie wie gehabt erstellen. Nach Speichern ist die Absenderdomain in der Übersicht zu sehen, ist allerdings nicht bearbeitbar oder löschbar. Die gleiche Domain in mehreren Unteraccounts anzulegen ist dagegen nicht möglich, da ein Fehler darauf hinweisen wird, dass es die Domain bereits gibt und diese deswegen nicht erstellt werden kann. 

Kurz gefasst heißt das:

  • Schritt 1: Legen Sie die Absenderdomain zuerst im Adminaccount an.
  • Schritt 2: Legen Sie die gleiche Absenderdomain in Ihren Unteraccounts an. Sie wird dort hinzugefügt und kann für den Versand verwendet, aber vom Unteraccount nicht gelöscht oder bearbeitet werden.

Absenderdomains in E-Mails verwenden

Wurde mindestens eine Absenderdomain im Account eingerichtet, kann diese zukünftig für alle Versendungen genutzt werden.

Öffnen oder erstellen Sie dazu eine E-Mail und gehen Sie zum Tab 'Grundeinstellungen'. Dort sehen Sie zwei Felder für die Absenderadresse:

  • Lokalteil: Geben Sie hier den Teil vor dem @ Ihrer Absenderadresse ein. Lautet diese beispielsweise 'lokalteil@absenderdomain.de', tragen Sie hier 'lokalteil' ein. 
  • Absenderdomain: Im Select finden Sie alle Absenderdomains, die in Ihrem Account angelegt wurden. Default ist die von Ihnen festgelegte Standard-Absenderdomain ausgewählt. Wählen Sie die gewünschte Absenderdomain aus, um die Absenderadresse zu vervollständigen.

Bereiten Sie dann alles weitere für den Versand vor und prüfen Sie beim Testversand oder im Versandfenster nochmal vor Versand, dass die Absenderadresse korrekt eingestellt ist.

Sollte es in Ihrem Account bereits E-Mails mit eingetragener Absenderadresse geben, welche vor Anlegen einer Absenderdomain erstellt wurden, wird beim Öffen dieser E-Mail geprüft, ob die Absenderadresse mit nachträglich angelegten Absenderdomains übereinstimmt. Das bringt folgende Möglichkeiten mit sich:

  • Die Absenderdomain in der E-Mail stimmt mit einer nachträglich angelegten Absenderdomain überein: Es wird automatisch erkannt, dass es die Absenderdomain bereits existiert und das Select wird angezeigt. Sie müssen nichts manuell ändern.
  • Die Absenderdomain in der E-Mail stimmt nicht mit einer nachträglich angelegten Absenderdomain überein: In diesem Fall wird nichts automatisch ersetzt und Sie sehen die alte Oberfläche mit dem Eingabefeld 'Absenderadresse' sowie einen Hinweis, dass es die Absenderdomain noch nicht im Account gibt. Die nächsten möglichen Schritte sind: (1) Sie geben manuell eine Absenderdomain ein, die bereits im Account existiert. Nach Speichern wurde erneut geprüft, ob es die Absenderdomain gibt, und automatisch zum Select umgestellt. (2) Sie legen die fehlende Absenderdomain im Menü 'DKIM und Absenderdomains' an und öffnen die E-Mail nach erfolgreichem Hinterlegen des DKIM-Eintrags erneut. Die Prüfung wird feststellen, dass es die Absenderdomain nun gibt, und das Select wird angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass im Select alle Absenderdomains Ihres Accounts angezeigt werden. Es wird nicht geprüft, ob die Absenderdomains einen gültigen DKIM-Eintrag besitzen. Überprüfen Sie deswegen bitte vor Versand nochmal, dass eine Absenderdomain mit gültigem DKIM verwendet wird, sodass Ihr Versand stets von einer fälschungssicheren Absenderadresse profitiert.

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